Conflicten met leveranciers of afnemers zijn niet altijd te voorkomen. Maar de gevolgen daarvan en de tijd om een conflict op te lossen kun je wel beperken. Goed opgestelde algemene en leveringsvoorwaarden spelen hierbij een doorslaggevende rol.
Arjan Hendriksen ging op bezoek bij de juristen van Stichting Achmea Rechtsbijstand en vroeg hen waaraan goede voorwaarden moeten voldoen. Hendriksen is manager risicobeheersing bij Interpolis.
Slimme tips voor optimaal gebruik van je leveringsvoorwaarden
Je bent als ondernemer niet verplicht om voor je bedrijf algemene voorwaarden of leveringsvoorwaarden te hanteren. Maar goed opgestelde voorwaarden kunnen veel problemen voorkomen bij conflicten met leveranciers en klanten.
En met goede voorwaarden kun je je risico’s, bijvoorbeeld aansprakelijkheid, beperken. Daarnaast laat je met professionele leverings- of algemene voorwaarden aan je klanten zien dat jij je werk serieus neemt en voldoet aan de wettelijke eisen in je branche.
Maar de voorwaarden werken niet alleen in jouw voordeel. Je biedt ook je klanten duidelijkheid. Als er eventueel iets misgaat, kunnen ze altijd terugvallen op een heldere procedure voor de afhandeling van hun klacht.
Voorkom discussie over je leverings- of algemene voorwaarden
Helaas is het hebben van goede voorwaarden niet voldoende. Veel juridische discussies ontstaan namelijk doordat de voorwaarden niet op de juiste manier of niet op het juiste moment gebruikt worden. Hieronder geven we je 3 tips om de zogenaamde aantastbaarheid van je voorwaarden te beperken.
Overhandig je voorwaarden direct bij je aanbod
Op het moment dat je een klant een aanbod doet, overhandig je ook je voorwaarden. Doe dat bij voorkeur persoonlijk. Breng je de offerte digitaal uit? Stuur de voorwaarden dan altijd direct mee en verstuur ze voor de volledigheid ook per post naar je klant.
Als je je klant vooraf niet van jouw voorwaarden op de hoogte brengt, kan hij ze bij een eventueel geschil laten vernietigen bij de rechter.
Verklaar bij een overeenkomst uitdrukkelijk dat jouw voorwaarden van toepassing zijn
Vermeld altijd vóór of uiterlijk tijdens het sluiten van de overeenkomst dat je leverings- of algemene voorwaarden gelden. Vermeld bijvoorbeeld een standaardverwijzing op je offertepapier. Dit geldt zeker voor een eerste contract tussen jou en je opdrachtgever.
Houd je voorwaarden reëel
Hoe onredelijker de inhoud van een voorwaarde, hoe kleiner de kans is dat je je er bij een conflict op kunt beroepen. Zo lijkt het bijvoorbeeld een veilige optie om elke aansprakelijkheid onder iedere omstandigheid uit te sluiten, maar dat is het vaak niet.
Je aansprakelijkheid is in de wet vastgelegd. Om in te schatten welke aansprakelijkheid je redelijkerwijs kunt uitsluiten, stel je jezelf de volgende vragen: Welke risico’s zijn niet (meer) verzekerbaar? Welke risico’s en gevolgen staan niet meer in een redelijke verhouding tot de prijs of het honorarium van je product of dienst?
Laat je eigen voorwaarden juridisch toetsen
Het eenvoudigste is om de branchevoorwaarden over te nemen als leverings- of algemene voorwaarden. Deze zijn juridisch getoetst en gedeponeerd en dus veilig toepasbaar. Maak je toch eigen voorwaarden, laat die dan juridisch toetsen.
Wil je meer weten?
Kijk dan hier en doe de Voorwaardencheck of stuur een e-mail naar [email protected]. Arjan
Hendriksen is manager risicobeheersing bij Interpolis. In een reeks bijdragen laat hij bedrijven zien hoe ze doordacht kunnen omgaan met risico’s. Interpolis is partnerexpert van Z24.
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl